好会议视频会议助企业科学高效的支配时间

　　哈佛商学院管理学教授罗伯特·卡普兰(Robert S. Kaplan)近日提出了一个商务案例引起了广泛的关注：一家中型制造企业的CEO感觉自己被工作压得喘不过气来，这让他在面对主要的竞争对手时越来越力不从心。这位CEO说自己上任之初就承担着二十几项人事评审工作，至今仍兼任着公司销售经理一职，同时他还承担着管理助理和所有行政管理人员的职责，目前管理的人员数量已高达300多人。他在干这些工作时感到得心应手，但也强烈感到需要投入足够的时间到公司战略和竞争分析上。两家主要的竞争对手进行了合并，他的下属一直在敦促他重点关注这一方面，但他总是抽不出时间。抽不出时间，或者大量的时间花费在与公司成长、业绩增长无关的事情上，是困扰众多中小型企业管理者的问题。好会议视频会议系统在这方面，显现出了突出的作用，并提供了大量帮助企业提升的空间。

　　为何迫切事项总被忽略

　　卡普兰教授认为，很多时候，让领导者们苦苦挣扎的就是时间分配和企业最迫切的事项脱节。为什么领导者很难及时意识到呢?原因有很多。首先，身处日常事务和紧急情况交织的混乱工作环境中，领导者往往很难跟踪自己的实际时间使用情况。其次，许多领导者都没有明确自己的前三到五项优先事项，他们可能意识到了未能做到有效使用时间，但往往并不知道该如何去更明智地使用时间。此外，出于各方面的原因，许多管理者在他人请求占用自己时间时，常常很难拒绝。于是，在如何支配自己的时间问题上，他们总是被他人及事件或推或拉地陷入了没有多少选择的境地。

　　开始为改变困境的准备

　　管理者如何发现时间分配上的问题?卡普兰教授介绍了一种简单而有效的时间管理方法，他自己也曾经采用过，并向众多的专业人员推荐过。具体做法是：选定两周的时间，用一份表格来对你每一个小时的工作情况进行记录，接下来将它分解并归入到各个日常工作行为类别当中，例如：战略规划、客户联系、销售和市场营销活动、投资者和董事会成员之间的互动、媒体之间的互动、对直接下属的监管、竞争分析、招聘、创新(产品、工艺流程或其他)、与员工之间的交流/互动、预算、费用审批，包括审批差旅费和其他开支报告、自己的日程安排、其他行政事项。

　　另一方面，好会议视频会议系统，以超强的机动性、高网络适应度，强大的音视频交换和数据传输、共享功能，是企业管理模式革新、中小企业规范管理，提高效能，实现办公科技化的主要力量。是提升时间管理的科技工具。

　　目前，好会议视频会议系统(www.haohuiyi.com)做为国内视频会议行业的佼佼者，已为包括北京奥运会安保中心在内的百余家政府机关、企事业单位提供了视频会议系统服务。技术上已达到国际领先水平，7X24小时全时技术服务，为企业量身定制解决方案等独有服务，受到广大客户的一致好评。

　　学会系统、高效的支配时间

　　管理者如何支配自己的时间，其实是在向人们传达了你所重视的事情。战略规划、客户联系、销售和市场营销活动、投资者和董事会成员之间的互动、媒体之间的互动、对直接下属的监管、竞争分析、招聘、创新(产品、工艺流程或其他)、与员工之间的交流/互动、预算、费用审批，包括审批差旅费和其他开支报告、自己的日程安排、其他行政事项。

　　作为企业第一管理者的CEO的中心显然应摆在战略规划、投资者和董事会成员之间的互动和对直接下属(中高层管理者)的监管上。好会议视频会议系统能够支持数量多个接入点同时参加视频会议的大中视频会议室。接入点可由企业根据实际情况灵活选择。同时，启用业界领先的多路混音技术，支持多达几十方音频同时混音。辅以领先音频前后处理技术，包括噪声抑制，自动增益以及回音消除。保证视频会议的召开质量。可以保证CEO以最短的准备时间、最及时的反应时间、最科学的调度时间来完成中心工作，而不会将时间浪费在路途、会议时间的权衡、召集上。

　　相关部门的直接负责人，则将他们的工作重心集中于客户联系、销售和市场营销活动、媒体之间的互动、招聘、创新(产品、工艺流程或其他)等专业层面上。好会议视频会议系统采用SIP协议，兼容H.323协议，具有更好的扩展性和安全性，专有的音频、视频QOS技术为在网络较差的条件下提供流畅清晰的音、视频通讯提供多重保障，能够极大程度解决参会网点众多，网络质量良莠不齐的缺陷。能够适应复杂多样的网络环境，高质量高标准的实时沟通，提高工作效率、一方面为企业在各项业务的沟通、联系中节省大量差旅开支，另一方面节约办事时间，各种工作能够合理把握时间，从容面对。与此同时，好会议视频会议系统强大的数据功能，支持PowerPoint、Word、Excel等各种OFFICE文档以及PDF、Visio、AutoCAD、txt文档、图片等多种形式的文件，并支持超过500页的超大文档，高效实时的屏幕共享技术，支持MIS系统、GIS地图软件、CorelDraw平面设计软件、网页等程序共享，能满足几乎所有类别工作数据沟通需要。某种程度上、为企业在数据集散与传输上提供了一个快车道，节约了许多中间环节的时间，为企业提高实效大幅提升了空间。

　　与员工之间的交流/互动同样不容忽视，好会议视频会议强大的会议录制功能：支持两种录制方式：一种是视频录像，可以用普通播放器播放;另一种是会场录制，录制的内容包括视频、音频、数据、文字等，系统自带的播放器即可播放，一方面保证会议记录的完整性，利于公司原始档案的保存。另一方面让召开高效高质、低成本无浪费的员工培训成为可能。让员工在企业内能够得到良好的系统的职业与技术培训，加速员工成长的同时增强员工的忠诚度，使员工与公司一通快速成长。

　　动态化、常态化的科学分配时间

　　卡普兰教授最后提到，由于环境变化，人们常常会陷入困境或碰到新的机会。作为企业领导者，如果要想生存和繁荣发展，就必须对自己的时间支配方式进行重新评估并适时改变。对不同角色关键任务的准确认知，加上例如好会议视频会议系统一类的科学、现代化的软件、系统的帮助。将时间管理作为动态化、常态化的企业发展规划坚持下去。对于企业非常重要。