从会议保障到会议服务 ——从会议保障到会议服务

　　当今的国内大小机关企事业单位在职能行使、制度建立以及培训议程方面等，对会议的依赖性越来越高。会议的影响力对企事业员工可谓是相当重要，在互联网日益繁荣的今天，视频会议成为了当今的主角。视频会议好处是，节省了路费开支、调动了员工能动性、提高了工作效率、扩大了沟通及交流的范围。那么视频会议的召开以及会议设备的维护离不开会议保障人员。会议保障人员运用所学到视频产品技术并不仅仅为了对用户会议的保障，更重要的是把会议保障变成了会议服务。下面说一下如何将会议保障变成会议服务。

　　首先提及一下会仪保障，会议保障的前提是，会议保障技术人员掌握充分的产品技术操作知识、线缆焊接技术知识以及产品线缆维护知识，并利用这些知识转换为动手能力。以视频会议系统来说，我们首先要掌握视频技术、协议知识，其次要掌握终端的细化配置，高清、标清MCU的功能使用常识、标准。线缆焊接要掌握，VGA、BNC、莲花、S端子等音视频接头焊接方法，并做到快速有效。产品维护方面主要是设备的升级、维修、保养知识等。另外还要掌握其他品牌的产品使用。通过这些方面的学习与实践，我们才能将视频会议顺利进行。

　　那么我们怎么能够做到从会议保障上升到服务呢?服务意味着周到的为用户做更多事情，不仅仅是会议保障，还有更多为用户思考哪些事情需要去做但还没有为用户做周到。在此我举一个例子，我们在现场做会议保障的工程人员都会用到触摸屏，触摸屏很好用，方便实用，可是想过没有如果触摸屏一旦损坏，会议进行到一半时，还需要继续切换音视频矩阵，这时我们要做什么。答案那当然是手动切换矩阵。当手动切换矩阵时，我们没有查清楚矩阵应切换哪一路输入输出，那么这时问题就会凸显。那么如果我们真正为用户事先想到了这个问题，而我们又找好视频切换的输入输出的顺序，并能够做到熟练的快速手动切换，难道我们还会害怕此类问题的发生吗?

　　有时候提供一个很好的解决方案也是一个很好的服务，例如用户的主会场有两台视频终端，其中一台用作备机，平常并不加电使用。那么我应当为用户设计一个双机热备的方案，使备机能够加电真正当做备份来使用。方案可以向用户提，只要能周到的为用户想到这些，无论用户是否能够采纳，此时会让用户深刻的感受到我们服务的质量和价值。会议支持中，我们不怕出问题，其实问题的出现才给我们有了解决问题和为用户服务的机会，我们希望能在会前和会后及时发现问题，保障会议的正常召开，并通过我们掌握的技术和经验为用户提出更多的解决方案，这也才是我们的服务。

　　良好的沟通意味着双赢，我们要有良好的心态和耐心去和用户沟通和交流。那么沟通是否有效，和沟通后会议服务进展的顺利与否有直接关系。谈到这里，我想总结一下，我们如何做好会议服务。首先，充分掌握技术知识并用到工作中，这是前提;其次周到地为用户预先想到问题发生的可能和解决方案，能够快速熟练解决问题;周到地为用户提供一个良好的解决方案，使用户利用好现有设备资源;最后是培养一种良好沟通习惯，积极和用户沟通创造双赢。