视频会议的好处远不止节省差旅费

　　TheAgencyGroup是一家总部位于伦敦的人才代理机构，其每周的管理会议采用视频的方式进行，最初是为了提高分布在世界各地员工的注意力。

　　毕竟，当进行电话会议的时候，管理者无法确定员工是否真正在听，可能会出现的一种情况是，当员工需要认真听的时候，事实上他们正在玩儿自己的智能手机。

　　TheAgencyGroup的员工不仅接受和习惯了使用视频会议进行沟通协作的这种方式，而且还发现了视频会议给企业带来的很多好处。

　　Gold表示，视频会议让人们有机会与未曾见面的人们互相交流。从来没有去过美国洛杉矶的在英国工作的 TheAgencyGroup员工现在可以通过视频会议看到在那里工作的同事。在通过视频会议进行沟通的过程中，彼此能看到大量对方的肢体语言和面部表情，这些是不能从音频会议中获得的。视频会议的沟通方式增进了彼此的沟通，能使参与者获得全方位的沟通体验。进行视频会议需要花费一些时间，但是在 TheAgencyGroup中，这种方式非常受欢迎，每个人都想使用视频会议。

　　几十年来，企业纷纷转向视频会议进行异地或分支机构之间的沟通协作，在很大程度上，这是作为减少差旅费用的一种手段。然而，WainhouseResearch最近的一份针对4700个视频会议终端用户的调查报告显示，用户使用视频会议的初衷正在转变：94%的用户指出使用视频会议的最大好处是提高效率和生产力;88%的用户指出使用视频会议提高了讨论的效果;87%的用户表示视频会议加速了决策制定;同样有87%的用户表示使用视频会议减少了差旅费用。

　　一些用户表示，事实上视频会议比面对面的会议更有效率，因为视频会议常常有一个明确的开始和结束时间，同时参与者来自不同的地区，因此讨论时参与者的注意力会更集中，闲聊可能会更少。

　　同时，企业对视频会议的需求依然强劲。宝利通和英国市场研究机构RedshiftResearch去年秋天发布了一份报告，报告显示，在来自12个国家的1205名企业决策制定者中，76%的人表示他们目前在工作中使用视频会议，而且有56%的人表示每周至少会进行一次视频会议。

　　在镜头前微笑

　　视频会议的软实力常常难以量化，这使得对它的投资很难评估，但是很多企业将视频会议看作是保持分散的团队连接在一起的一个重要的方式，而这种方式达到的效果通过电子邮件或电话根本不可能达到。

　　喜欢被称为“大人物”的SimpleSignal公司的首席执行官DaveGilbert表示，他在加利福尼亚州有一个名为DanaPoint的公司，这家公司提供基于云端的统一通信服务，同时投资了宝利通的视频会议系统，将其用于公司内部，而且把这项技术纳入到了员工的日常工作中。

　　每个工作日的8点钟，这个公司的50到60个员工聚集在一起开10分钟的视频会议，谈工作，讨论公司的战略目标，甚至庆祝开心的时刻，比如祝员工生日快乐。刚开始的时候，有一些员工看到视频中的自己时，觉得有点儿不自在，另外，开会意味着要穿合适的衣服，化妆，收拾桌子，有时甚至开会的时候是在家办公的时候。DaveGilbert表示，从视频会议的回报来看，它是值得的。

　　Gilbert说到，“我们把全国的人们聚集在像高中那样的教室里，这是企业员工每天聚在一起的一种方式。”

　　Gilbert说他的公司还把视频电话或移动应用发送给他们的重要客户，这样他们的员工就能很容易地跟客户进行视频通话，这就创造了一个强大的业务连接--在一定程度上，公司还允许视频通话参与者进行与业务无关的交流。

　　“当我和你进行视频通话时，我可能在视频背景中看到了滑雪板，那么我们可以聊聊滑雪。虽然这些都是琐事，但是他们在其中的作用却非常大”Gilbert补充道，“它能改变你和对话者的关系紧密度。它以一种新的方式让对话者感觉和彼此的关系更紧密了。”

　　保持简单

　　WainhouseResearch的高级合伙人AndrewDavis有一个观点，IT专业人员需要寻找能让员工感觉简单易用的视频会议系统。

　　Davis说，“这就像家长买儿童玩具一样，真正玩的是孩子。常常是IT部门采购视频会议，但真正经常使用的却不是他们，这似乎是很平常的事情，但往往是最容易被忽视的，这也是那些IT部署不尽如人意的原因。”

　　AgencyGroup公司的Gold也同意IT专业人士获得员工拥戴的关键是找到一个容易使用的系统这一观点。

　　他说，不像先前的Web会议，他不得不对每个电话进行设置。“我想要这么一个系统，如果有人想进行视频通话，他们可以走进来，拿起一张只有五行字的说明书，可以自己完成。我想要一些简单的，像这样简单的。每个人都很高兴，我看起来像个英雄。”

　　为了协作如何部署视频会议

　　IT专业人士采购视频会议有很多选择，有基于硬件的系统，软件组合，虚拟化系统。其价格相差的跨度也比较大，高端的网真系统要25万美元，用云服务的话每月仅需30美元，这个价格和几年前相比，已经有了大幅度的下降。

　　Wainhouse公司的Davis说，“你现在获得的系统的性能超过了几年前的高端系统。人们正在想办法确定他们采用哪种基础设施：应该采购本地系统，还是使用云服务?我猜想很多公司，尤其是大型公司，将采用混合系统。”

　　专家表示使用集中的系统来控制视频和语音电话是很好的。如果你正在桌面设备上通话，你能将通话无缝地切换到移动设备上面，而不是挂掉以后再重新拨回去。

　　很多厂商提供专业的三屏网真组合，其价格高达20-30万美元，其中有多个拥有眼球追踪功能的高清摄像头和定向的麦克风，能让人获得那种最贴近会议室的体验。

　　这些系统需要有足够的带宽，但是它们能提供非常高品质的连接--一些高端企业，例如那些在金融行业的企业，愿意在这上面投入。但是不必有网真也能获得非常好的体验，因为有很多会议室系统仍然能提供高品质的连接，而且花费要比网真少得多。

　　Wainhouse公司的Davis同意很多企业可能安装一个合适的不到2000美元的系统，选择好一些的摄像头和音频系统，这种情况通常要花费8000-18,000美元。这其中往往包括两个屏幕，高清性能，机动相机摇摄，倾斜和变焦功能，以及扬声器识别技术，它能将镜头拉近正在说话的人，从而使其在屏幕上更加突出。

　　Davis表示，除了会议室设备，企业常常会安装一个视频桥。运行在本地的视频桥的价格平均在2-5万美元之间。一些企业更倾向于在这上面投资，因为他们能够随时在现场掌控，而他们没有选择云服务，是因为那样维护起来会比较麻烦。

　　Davis说，“让其在你能把控的范围内，这会让你感觉到安全。你不必担心任何外人使用它。那上面有银行账户信息或者其他敏感的信息，那可能会有问题。”

　　连接到云端

　　Davis表示很多大型企业和小型企业都在使用云端交付的视频会议，而不是将视频会议硬件设备部署在本地。Davis指出，云视频会议会让企业间的视频通话更容易一些。

　　Davis说，“我不必担心让你进入我的防火墙。我不必给你发送视频设备。我们只需连接到亚马逊云端。很多企业已经从基于硬件的系统迁移到运行在虚拟环境中的软件系统。今天，你可以决定是采购视频桥，或者租用，或者视频桥云端服务。”

　　除此之外，对于一些企业来说，按分钟或按月计费的云服务是更好的，因为这样能够避免一次性大量资本的支出。

　　Lazar表示，“你不必立马花费数十万，云服务能让企业快速享受其带来的便捷和高效。