康拓普无纸化会议系统中信集团和成都锦江区政府无纸化会议典型案例

　　康拓普Com-Meeting成功应用于南方电网、中信集团、中国港湾集团、万利加集团、长江证券、信诚人寿、成都锦江区政府、深圳市公安局、上海区税务局、贵州黔西南组织部等众多客户，广受好评。

　　经典案例1：中信集团无纸化会议

　　这是康拓普无纸化会议系统运用在大型央企集团中的典型案例。提升了会议效率，节省了企业成本，提升了中信集团的企业形象。

　　Ø 挑战：

　　中信集团作为一个集团性企业，不仅需要经常召开公司级专项会议，而且经常会遇到向客户介绍公司业务的会议。会议数量较多，会前准备工作繁琐。如何帮助会议组织者减轻负担，提升与会者的参与感?是中信集团一直想解决的问题。

　　根据我们的深入了解，发现中信集团在召开会议方面存在以下问题：

　　1. 会务准备工作，既繁琐，又不高效：会前得提前打印、装订、检查会议资料，会中得逐一分发会议资料，会后还得再回收会议资料并粉碎，这一系列的会务工作既繁琐，又不高效。

　　2. 纸质会议资料不安全不高效：对于公司机密材料需要保密，纸质文件容易遗失，导致信息泄密，存在不安全的问题。另外，纸质文件在查看时，无法快速切换文件，无法快速定位具体内容。

　　3. 与主讲人节奏不同步不高效：有的会议时间长、议程多，参会人员容易走神，一走神，就会跟不上主持人的节奏，不知道会议进行到哪个议程了。参会人员与主讲人节奏不同步，会议不高效。

　　4. 不经济不环保：公司的会议资料，不但量大，而且不可重复使用，一次大型会议(一个有15人参加、有2个主题、每个主题有4份材料、每份材料有50页的会议)所需要的纸张，相当于砍伐了一棵小树。

　　Ø 解决方案：

　　康拓普公司针对中信集团会议中存在的问题，提出了无纸化会议的解决方案：使用一款既能代替纸质文档，清晰地阅读资料;又能代替投影仪，快速聚焦，同步阅读的工具;解决方法是：使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。

　　会前，“一键上传”功能不仅帮助会议组织者完美解决会前资料准备费时费力的问题，更为企业节省了人力成本和经济成本，同时也响应了国家节能减排的号召。

　　会议过程中，主讲人模式，使得与会者与主讲人的思维非常同步，且与会者可以在会议资料上直接进行批注、评论、增加标签等，这些细节的设计使得整个会议过程召开非常顺利，会议效率大大提升。同时，在与客户的会议中，这种无纸化会议的模式不仅向让客户感受到了中信集团信息化水平的先进性，更是展示了中信集团的企业气质，加深了客户对中信集团企业形象的认知和好感。

　　会议结束后，所有的会议终端均会强制退出会议系统并清除本地会议资料，让无纸化会议系统带来方便的同时，也确保的会议资料的安全。

　　Ø 效益评价：

　　使用无纸化会议系统给中信集团带来的价值如下：

　　1. 提高开会效率

　　无纸化会议全程用电子化会议资料代替纸质资料，具有免打印、免销毁、便于阅读、易于保存整理等好处，能大大节省会议组织筹备时间，加快会议进程，提升会议效率。

　　2. 节省单位开会成本

　　现在全国每年用于会议的纸张耗费是惊人的，中信集团一年的纸张费用就高达数十万元。使用无纸化会议系统可以免除纸张消耗，为企业节约会议经费，同时还响应了国家的绿色环保号召。

　　3. 提升企业形象

　　使用无纸化会议系统，会议室整洁如新，会议平板摆放整齐，极具高科技现代化的气息。我们设想一下，会议中一人手持一个平板开会，是多么高大上的一个场面，它不仅让来访的宾客感觉受重视，也显示了中信集团高大的企业形象。

　　该项目得到了中信集团领导的高度评价：“无纸化会议系统是我们的会议好伙伴，它不但帮助我们提高了开会效率，而且帮助我们大大地节省了开会的人力成本、时间成本、财力成本，在保障会议资料安全的同时，让会议变得轻松，愉悦而高效。”

　　经典案例2：成都锦江区政府无纸化会议

　　这是康拓普无纸化会议系统应用于政府机关的典型案例。减少了会议纸质开支，提升了会议效率，符合国家建设低碳环保型机关的号召。

　　Ø 挑战

　　在项目建设过程中，我们主要面临以下挑战：

　　1、革新传统开会方式，节约会议成本

　　成都市机关事务管理局采购的无纸化会议系统，主要用于召开成都市锦江区的常委会。在以往，每次会议需要打印的资料特别多，比如2015年7月13日的区委第145次常委会，会议中涉及到区里250多名干部的任免材料，每份干部的介绍材料都不少于3页，如果不用无纸化会议产品开会，现场每个人的面前将放置接近600页的材料，既不环保也不高效，更是给筹办会议的资料科的同事带来极大的工作量。

　　2、二次开发需求较多

　　康拓普无纸化会议系统标准产品的基础上，二次开发需求较多(议题管理、表决管理等方面的功能优化)，且要求在一个月内完成。

　　Ø 解决方案

　　康拓普公司基于无纸化会议标准产品，打造成都市锦江区机关事务管理局的无纸化会议系统，会议包括服务端系统与Android移动端系统。

　　服务端系统功能主要包括：会议新增、会议中的议题管理功能(区分普通议题和干部议题，议题的权限控制功能且支持议题的导入导出)、干部议题相关任免清单及干部基本信息导入管理、多种会议材料导入功能(文本、图片、pdf、office文档)、会议纪要管理功能、电子表决结果查看功能等。

　　移动端功能，支持与会者直接使用Android平板电脑参加会议的功能，功能包括会议的登陆、会议签到、议题清单的展示、议题文档浏览、任免清单和干部资料浏览、主讲人模式、电子表决。

　　Ø 效益评价

　　1. 通过无纸化会议管理系统的应用，免去会议资料的打印、销毁，省时更省力，是成都市锦江区常委会会议组织者的好帮手。

　　2. 便捷高效，提升与会者会议体验。系统采用良好的设计，可以进行会议签到、会议资料阅览、票决，更是可以随时添加批注、书签、评论，使得整个会议更加高效。

　　3. 节能环保，履行企业社会责任。无纸化会议是企业无纸化办公的一种体现，是对国家节能减排号召的一种响应，更是成都市锦江区政府机关履行社会责任的一种体现。

　　以2015年7月13日的区委第145次常委会为例，以前开会要分发500多份材料，每位与会人员要在无数个文书中查找、做笔记……现在，现场除了会议指引，每个人面前只需一部平板，点击系统应用列表中的会议平台图标，即可启用无纸化会议终端。简单登录后即可进入相关会议详情界面，了解会议详情、阅读会议资料、及时批注、听取汇报、电子表决等等。

　　据区委办负责人对项目给予了高度评价：“康拓普无纸化会议系统的使用，一改以往在会议中大量使用纸质资料、浪费资源的现象。使用该会议系统，区委主要领导在召开工作会议时，直接通过会场电脑、投影仪等电子设备听取汇报，不仅节约资源、节省时间，更增强了会议的直观性、互动性”。