文翔会议一体化管理平台

　　引言

　　会议是人们沟通交流的一种重要方式，会议时间在工作时间中有着不小的占比，开会是人们日常工作的重要组成部分。为满足人们对会议环境舒适性的需求，厂商们把电子技术、智能技术、多媒体技术用于会议，诞生了许多产品，如投影系统、音响系统、发言系统、舞台灯光系统、电子表决系统、录播系统、无纸化会议系统、电子白板、视频会议系统等等。这些设备的使用营造了多姿多彩的会场环境，为发言者提供灵活生动的表达方式，提升了会议体验，获得了用户的好评。但这些设备使用都带有一定的专业性，通常需要一定数量的专业人员去管理和使用。通过软件技术对这些设备进行集成，实现“一键式”的场景控制，是降低设备使用难度、减少使用成本的正确思路。多媒体中控系统就是这个思路下的产物，但由于中控系统结构比较简单，仅能控制投影、音视频、灯光等传统设备，而对于表决、录播、无纸化会议等较新的设备则无法控制。

　　我们再换一个角度看会议，会议的过程其实是一个流程化的过程，过程中的事务虽然多且复杂，但基本相对固定。假如通过软件对会议进行流程化管理，把各种设备的使用纳入流程管理，让各种设备围绕会议服务这个中心智能化运行，这就能实现“智慧会议”的概念，使会议更高效、更便捷、更舒适。

　　基于这样一个思路，我们提出了会议一体化管理的解决方案，下面简单做介绍供同行探讨。

　　2.需求分析

　　我们先检视一个完整的会议组织过程，看我们应该怎么做才能提高组织会议的效率。我们把会议分会前、会中、会后三个阶段来探讨。每个阶段要做的主要事务如下图所示：

　　会前第一件事就是要预订场地，为避免争抢会议室，用户需要软件来管理会议室的预订。接下来是会议通知，用户需要自动化的通知，通知应该支持短信、邮件、信息发布等方式。会场布置，在设备使用方面，不应该是人工调试的方式，而是由组织者选择模式，系统根据模式的预设配置自动控制设备运行。发言者的发言稿和演示文档应该能上传至系统服务器。

　　会议接待过程中，大堂和主要通道的电子屏幕应自动显示欢迎词和引导信息，指引出席者到达会议室。到达会议室，用户可以进行电子签到，签到记录记入后台数据库永久保存。开会时，各种设备按照预选的模式自动开启，用户也可以通过软件人工调节控制。发言者可以通过网络打开事先上传的文稿并显示在大屏上，而不需要携带电脑或U盘。系统能启动投票，投票结果能存入后台数据库永久保存。系统能启动录音录像并把数据文件存入后台永久保存。会议期间，用户还能呼叫各种后勤服务如茶水、纸笔等。

　　会议结束后，系统能自动通知服务人员清理会场。系统应该能根据场地、时间、场地布置、设备使用、服务内容等信息，自动计算出会议费用。系统还应该能自动汇集会议名称、时间、地点、签到名单、发言文稿、录音录像等资料，形成会议档案备查。

　　上述设想的会议流程，很好地做到了人机结合，整个过程中用户只需要简单输入一些信息和选择，大量的工作事务都交由计算机执行，基本能做到了会议过程的电子化、自动化和无纸化。

　　3.解决方案简述

　　为满足上述需求，我们提出的解决方案描述如下：

　　3.1系统结构

　　解决方案中，会议系统由一套智能会务管理软件与各种会议设备和智能化子系统构成。以下是系统的拓扑图：

　　智能会务管理软件是解决方案的核心，它通过网络对会议设备和智能化系统进行集成，在集成的基础上实现会议事务的智能化、流程化管理。

　　智能会务管理软件的集成范围很广，基本涵盖了与会议相关的所有设备。不仅包括投影、幕布、会议室窗帘、音响、会议发言、灯光、录播、视频会议、电子投票、无纸化会议等会议设备，还包括安装在会议室的空调、门禁、信息发布等智能化系统设备。

　　集成的通讯方式是网络，因此要求各种设备支持网络通讯、提供基于网络协议的接口。录播、视频会议、无纸化会议、空调(由BA系统控制)、门禁、信息发布屏幕等设备一般都支持网络控制接口，集成管理软件可以直接进行集成。投影、幕布、会议室窗帘、音响、会议发言、灯光、电源开关等设备则通常不支持网络控制接口，这部分设备通过会议室中控系统间接控制。在实际项目中，只有大会议室才会配备中控系统，而对于没有中控系统的小会议室，由于投影、电动窗帘幕布、灯光、电源开关等设备基本可以通过IO信号或串口信号进行控制，因此解决方案采用能实现网络信号与IO信号、串口信号相互转换的控制器对这写设备的进行间接控制。

　　智能会务管理软件还能与邮件服务器、手机短信平台通讯，发送各类通知、提醒信息。

　　3.2软件架构

　　下面是智能会务管理软件的软件框架图，它简单地展示了系统实现的基本原理：

　　智能会务管理软件的基础是对各种设备和智能化系统的集成，通过集成软件可以获取各种设备的运行信息，可以按照会议事务的需要控制各种设备运行。软件包含丰富设备接口驱动程序集，可以满足各式各样设备的通讯协议转换对接。

　　软件是基于数据库的应用系统。数据库分两类，一类是管理数据库，另一类是音视频数据库。管理数据库存储会议事务数据、设备数据和配置数据，音视频数据库存储会议过程录下的音像数据。在数据库基础上构建会议预订、会议通知、排座管理、设备控制等多个应用模块。

　　软件最终以Web应用和移动App两种方式供用户使用，用户可以在电脑上通过浏览器使用软件功能，也可以在移动终端安装App使用软件功能。软件还有良好的开放性，可以与第三方应用进行数据交换或实现应用整合。

　　3.3系统功能

　　文翔会议一体化管理平台把会议事务管理与设备智能化控制结合到一起，实现了会议从筹备、布置、接待、服务、计费到纪要归档整个过程的无纸化、智能化。系统的主要功能有：

　　会议室预约：用户可在一张会议室状态图上通过鼠标拖拽就能完成预约会议室。

　　移动预约：用户通过手机的App应用能随时随地预订会议室。

　　排座管理：用户能通过图形化的操作界面预先指定每个参会人的座位。

　　会议通知：用户能通过邮件、短信等方式提醒参会人员按时参加会议。

　　会议导引：系统可通过通道的屏幕、电子桌牌把参会人员引导到会议室的座位上。

　　设备控制：系统能按照用户需求自动开关设备，创造一个舒适节能的会场环境。

　　会议签到：用户能在交互式触摸屏上实现会议签到功能。

　　稿件翻阅：用户能在交互式触摸屏上翻阅事先上传的电子文件。

　　电子白板：用户可在触摸式液晶电子白板上涂抹、板书。

　　服务管理：用户能通过触摸显示屏的操作就能在会议室现场呼叫各种服务。

　　会议计费：系统能按照既定的收费规则自动计算会议费用。

　　会议档案：系统能翻阅过往会议的各种文字、PPT、声音、视频等资料。

　　分组管理：系统可根据条件的不同将会议室进行分组管理。

　　会议统计：系统可统计会议室的使用时间、使用次数,可以按年、月、日统计参加某会议的人数和缺席人数。

　　系统管理：系统能对用户、组织机构、日志、代码进行管理，并对现场控制器有监控功能。

　　结束语

　　文翔会议一体化管理平台使用通讯技术、自动控制技术、软件技术和多媒体技术把会议全程(包括了事务管理和设备使用)都管理起来，不仅简化了会议操作，提高了会议效率，还增加了会议舒适度，使得一个繁杂的会议变得简单而便捷。