CMX声旷智能会议管理系统 | 告别传统会议模式

　　智能会议管理系统

　　会管系统

　　企业的发展离不开会议，会议在企业中的作用是无可比拟的，任何企业都需要通过会议的方式来对企业的各项事务进行决策。因此，良好的会议环境对企业的管理组织至关重要。随着科技的不断发展，传统会议模式已经满足不了企业的会议需求。

　　在目前传统会议室的使用上，都缺少统一的管理缺席与方法，传统会议室使用中经常会遇到以下问题：

　　1、缺乏预约办法，使用会议室只能靠碰运气，或者在门口排队等着;

　　2、会议室很多，但不知道哪一间空闲，只能一间间看过去;

　　3、事先定好的会议室，别人不知道，捷足先登，自己反而要等在门口了;

　　4、会议签到情况不准确或存在代签情况;

　　5、预约的会议室无法开门;

　　6、会议被打断，不断有人冒然闯入，就为了看看会议室是不是空闲;

　　有关会议功能的企业OA使用中常见的不足：

　　1、会议登记不直观：现有OA系统登记时，无法直观获取会议预约的情况信息，操作繁琐;

　　2、无法确认会议室状态：无法获取会议室是否使用信息，可能造成会议没有进行而会议室闲置;

　　3、无法扩展满足更高管理要求：只能在OA预约模块下使用，不方便。

　　由于目前许多大中型单位人工化管理会议室，各楼层的会议室空闲，预约情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用和预约管理，避免资源的冲突。

　　CMX-声旷科技自主研发的SMMS会议室预约管理系统，用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。

　　因此，一套有管理有序、使用简易、状态明了的智能会议室管理系统应运而生。

　　0 1　智能会议管理系统概述

　　SYSTEM OVERVIEW

　　通过预约系统，所有人员可以通过电脑查询所有会议室使用情况，并能够预约处于空闲状态的会议室。同时邮件或短信等方式通知与会人员，而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。用户到场后进行扫码签到或人脸识别签到、签到情况准确返回后台进行统计，如联动了门禁系统，则签到后可触发门禁开门。

　　用户登录： 用户通过浏览器访问系统服务器;

　　会议室一览： 系统以类似列表的方式展示所有会议室的使用情况，使用户一目了然;

　　预约会议室： 用户确定需要使用的会议室和时间段，进行预约，成功后，其他用户在“会议室一览”中会看到这个会议室某时间段已被占用;

　　邮件通知： 系统可以自动或手动方式邮件通知与会人员;

　　综合会议显示：在前台、大厅等位置，装设大屏幕电视，滚动显示所有会议信息——会议综合屏;

　　会议室门口显示： 在会议室门口位置装设小屏幕显示设备，显示当前会议状态(正在开的会/空闲)，已基本会议室会议日程表——会议预约屏;

　　系统架构

　　1、核心服务器安装智能会议管理系统，系统可与微信公众号/钉钉/企业韦兴纳对接、或0A系统对接，还可与人脸识别、门禁等第三方系统接口;

　　2、系统采用B/S架构，工作人员可通过网页方式登录系统，进行查询和预约等操作;

　　3、在前台、大厅等位置装设综合显示屏，显示所有会议信息;

　　4、在会议室门口，装设会议室预约屏，显示会议室所有预约信息;

　　前端显示界面示意

　　1、会议预约管理系统综合显示屏示意：

　　综合显示屏能显示所有会议室预约信息，能分屏显示其他内容，如LOGO、图片、时间等。

　　2、会议预约管理系统会议室门口屏示意：

　　门口屏能显示当前会议室使用状态，会议开始时自动切换为会议进行状态，会议结束后自动切换为会议空闲状态。能显示当前会议室当日的所有会议状态。

　　案例场景：

　　0 2　系统功能

　　SYSTEM FUNCTION

　　1.邮件通知功能

　　通过接入邮件服务器，添加各与会人的电子邮箱，实现对与会人发送邮件，提醒会议日程。邮件内容支持自定义。

　　2.短信通知功能

　　通过接入短信服务器，添加各与会人的手机号码，实现对与会人发送短信，提醒会议日程。短信内容支持自定义。

　　3.微信通知功能

　　通过用户自助绑定微信账户，即可实现微信公众号向微信用户推送会议通知。内容包含会议主题、会议时间、会议地点等。

　　4.持手机端登录功能

　　支持使用安卓、IOS、windows phone等移动设备登录后台。数据与PC端登录保持一致。

　　5.支持微信公众号接入功能

　　通过微信公众号对接，可在企业公众号中登录会议预约系统后台进行会议室预约与管理。

　　6.支持对接OA或外部第三方数据（可选）

　　通过系统接口，采用数据库中转方式，支持对接OA系统或外部第三方数据系统，实现共享用户、共享会议信息、推送数据等功能。

　　7.人脸识别签到功能

　　结合人脸识别系统，通过摄像头采集参会人脸部，与后台用户数据进行匹配，可自动进行会议签到并记录至后台数据库。

　　8.二维码扫码签到功能

　　在门口屏显示的界面中，通过手机扫描签到二维码，进入签到界面，输入用户手机号，将于后台登记的手机号进行匹配，匹配成功则签到成功。匹配不成功则可选择新增临时签到，成为临时与会人。

　　9.支持对接门禁功能

　　通过结合门禁系统中的用户列表、当用户进行签到后，与门禁系统用户进行匹配，如匹配成功，则可自动开门。

　　10.数据看板功能

　　通过数据看板，能直观的查看各会议室的使用情况，如会议室使用次数、时长统计、剖门使用统计等。

　　11.支持接入多媒体信息发布系统

　　会议室预约管理系统支持接入多媒体信息发布系统，在会议室门口屏或综合屏上，除了显示会议室预约信息，同时时能对会议屏进行分区显示，显示视频、图片、文字、时间、天气等多媒体数据格式。同时能能各个会议屏进行设备控制管理，如音量控制、开关控制、截图、状态显示、素材管理等功能。