讯意迪科技--会议预定管理及会务信息发布系统

　　智能会务管理系统概述

　　信息化时代的今天，企业经营和管理趋于信息化和网络化，加上国内国际企业的快速发展、集团化的步伐加快，预示着传统的会议室预定管理需要改变。宣德信息会议室预定系统可以帮助企业规范化电子化管理会议室资源，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间，使企业的管理水平上一个台阶。

　　简要功能概述：

　　1) 网上查询、预定、审批：方便快捷，无论何时何地都可轻松实现。

　　2) 自动通知：在线预定或取消，通过邮件或内部系统自动通知相关人员。

　　3) 图表显示：会议室的空闲/被预定时段一目了然，对会议室资源了如指掌，远离冲突。

　　4) 智能的系统接口：可与客户现有的办公管理系统、门禁系统或其它信息系统进行无缝地结合，使企业的

　　信息资源得到统一、充分的共享与使用。

　　5) 独立发布各类信息：每个会议室门口的液晶屏，不仅独立显示本会议室会议信息，更可独立、自由发布

　　企业其他资讯，支持文字、图片和视频等各种文本格式。

　　6) 会务服务管理：支持会前设备、服务预定以及会议进程中的服务呼叫等个性功能。

　　2 、 HZ-HDSYS 预订系统

　　会议室预订系统采用B/S架构，通过浏览器进行操作；会议室预订系统即可以是一个独立运行的管理系统，又可以嵌入到公司原有的OA系统中作为一个模块。

　　实现的功能为:维护会议室资源、查询会议室预定信息、会议室预定/取消、会议室预定审批和会议室使用情况统计。

　　1 ）会议室预订申请

　　首先，在申请预订会议室时，可以通过多种组合条件（如会议室大小、所在位置、会议室资源等）筛选来精确定位目标会议室并查看会议室的预定情况。系统采用表格和色块来表示当前会议室的预订情况。点击已预订的色块，可查看预订人、预订时间、会议主题等信息; 点击某个未预订色块，可直接进入该时段的申请预订页面。可查询本人的申请历史信息，包括申请的状态、流程等对自己提交的申请，可进行撤销、修改操作。会议室预订既支持某个时间点的预订，又支持将一段时期内所有某个特定时间点的都预订。

　　2 ）会议室审批

　　本系统如果集成在当前的协同办公系统中，具体方式与目前的协同审批完全相同；如果是独立于协同办公系统的，则支持二级审批。预订申请提交后，系统将自动匹配该会议室所对应的审批级别并建立申请流程，流程审批完成后，系统将认定该申请已成功。

　　会议管理员可以查看到会议室预订申请待审核列表，可修改该会议申请里的内容，如果不允许通过，则填写审核意见，点击“会议退回”；允许通过， 则直接点击“发布会议”，发布后该会议进入已审核状态，

　　如下图：

　　3 ）会议室信息维护

　　维护各种会议资源和会议类型，定义会议审批流程。维护经常列席会议的外部单位/人员。 会议资源可以在预订会议室时进行申请，例如席卡、矿泉水。审批流程与会议类型相对应，用户预订的会议提交后，系统可根据会议类型自动发起相应。

　　4 ）会议邮件通知

　　如果系统为独立运行的方式，系统会集成Outlook的邮件功能，采用邮件通知（预定、修改、取消的系统动作都将以邮件的方式通知相关人员）。

　　如果系统集成在协同办公系统中，将采用信息通知的方式。系统根据会议开始时间和设定的提前提醒时间，进行提醒该会议参与人员。

　　5 ）会议服务呼叫

　　为了保证会议顺利圆满的召开，以及提高与会人员的满意度，系统可以采集和显示当前会议状态，并可以开放相关功能模块给后勤服务人员，使服务人员能及时响应会议的各种服务性需求。目前可以提供的会议状态有：安静、茶水服务、设备服务、清扫中。

　　6 ）查看和处理会议相关事项

　　会议室申请预订时可以指定会议记录人作会议纪要并发送给所有与会人员，可以与门禁系统相连使系统自动记录和显示会议签到情况。

　　7 ）会议室使用情况统计

　　可统计个人的申请历史信息，可统计各种会议资源的使用情况和各种会议类型的分布情况。可以根据客户实际需求定制各种相关统计报表。

　　3 、 HZ-XDSYS 显示系统

　　会议室显示系统，作为公司直接面向员工和客户的一面窗口，基本功能包括显示、通知、监控等，具有向员工和外界发布信息，引导与会人员准时参与会议，通知服务人员及时响应会议服务需求等基本功能。除此之外，显示系统还具备控制多块显示屏分屏显示和合并显示等高级功能。

　　该子系统主要由模板设计器、信息发布引擎、显示设备客户端三部分组成。

　　模板设计器

　　一个“所见即所得”的可视化模板设计界面，能够设计、定制丰富的显示信息。通过模板设计器可以定制各种信息显示模板。

　　信息发布引擎

　　作为整个信息显示系统的核心，负责完成数据库存取、显示内容自动打包、数据库信息后台维护、响应客户端读取请求等主要功能。

　　显示客户端

　　主要包括云端计算机及液晶屏两大部分，为了显示需要，云终端在较高的位置上安装。显示客户端具有安全性高、能耗低、维护简单、高可管理性、综合运营成本低等多种优点。

　　1 ）会议室信息显示

　　每个会议门前的液晶屏显示当天会议室的预订情况；提示当前时间及会议室状态；若当前会议室正在使用，提示会议结束时间。无会议召开时，可播放企业图片或视频文件。

　　2 ）会议信息采集

　　该模块主要是在会议室内提供多个开关，会议人员可根据需要改变开关状态，例如：按下送水开关，要求会务人员送水；开关数量和含义可自定义；开关的状态可与会议室控制系统关联，例如：按下会议开始开关，表示会议已开始，在显示屏幕上显示“静”图片，提醒其他人员不得喧哗。

　　3 ）可定制各种显示信息

　　系统具有一个“所见即所得”的可视化模板设计界面，能够设计、定制丰富的显示信息。通过模板设计器可以定制会议预订、企业文化、活动、宣传等各种的信息显示模板，从而提高显示系统的使用效率。

　　4 ）可支持多种格式内容

　　用户可以根据实际情况在显示屏中独立播放多种格式内容，实现了格式和内容多样化，如图像、文本、PPT、Flash、MPEG视频等多种媒体形式，从而大大丰富了显示内容和效果。

　　4 、 HZ-SYS 特点与优势

　　1 ）规范化网络化会议室管理

　　利用先进的网络技术和管理理念为企业搭建一个规范的信息系统，将企业宝贵的会议室资源统一管理协调，提升企业管理效率与整体形象。

　　2 ）多模块按需选择

　　系统集成了多种第三方技术模块，客户可以根据自己的实际需求自主选择是否采用这些模块，可以减少不必要的开支节约成本，做到按需支付。

　　3 ）多系统无缝集成

　　可与企业现有的协同办公系统和门禁系统等多种业务系统建立接口，实现无缝连接，保证各种现有业务系统良好运行和协同工作。

　　4 ）灵活性和人性化

　　显示系统为快速适应发布信息的内容变化、数据变化、格式变化提供了有力保障。最终为客户提供灵活、多样、及时、准确的信息发布及人性化的信息服务，支持业务的随需应变、“零编程”的维护能力、

　　动态可伸缩的系统处理能力。

　　5 ）更安全和更稳定

　　真正做到集中管理，使管理员的管理对象由包括所有客户端设备的整个系统，集中到服务器一个点，软硬件升级、杀毒、应用软件安装、用户帐户管理等等，几乎所有的工作都在服务器上进行，管理员只要维护好服务器即可，大大减轻维护工作量。还可以利用服务器完善的备份和容错机制,更可确保系统和数据的快速恢复。

　　6 ）低成本和高环保

　　显示系统采用云终端实现一台主服务器让几十个显示器能独立、同时操作和使用，节省了80%的软、硬件费用。低硬件升级成本，云终端无需升级，只对服务器进行升级即可提高整个系统性能。低维护成本，整个系统实现服务器单点管理，显示客户端零维护。低运营成本，每台云终端的功耗只是PC的5%，耗电极低。

　　7 ）可定制开发个性功能

　　本公司拥有强大的技术实力，以及多年大中型企业业务系统的开发和实施经验，因此可为客户根据企业实际情况量身定制开发各种业务需求。

　　需求更多详细资料，请联系我司具体工作人员。